УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ПАМЯТКА
Екатерина Никонова · Личный ассистент (договор от 02.07.2026) · созвон 09.09.2026, 10:30
Формат: вторая 1-1 по протоколу · корректирующая ОС + внедрение системы отчётности + KPI на сентябрь · источники: отчёт «Проделанная работа июль/август» и таблица финансов (присланы Катей 08.09), дашборд сотрудника, Telegram-переписка июль–сентябрь, договор найма, Gallup + тест мотивации (14.07.2026), итоговое саммари по Песочному (05.09)
⚠ Главное за 30 секунд
Один посыл на всю встречу. Не «ты плохо работаешь». А: любая ситуация сначала проходит через процедуру, и только потом — через отношение к ней. Открыть документ → сверить с фактом → зафиксировать расхождение письменно → предложить решение. Эмоция допустима, но после сверки, а не вместо неё. Всё остальное на этой встрече — дашборд, финансы, роль в Песочном — частные случаи этого одного правила.
Что она реально сделала за два месяца — назвать первым, иначе дальше не услышит. Витамины из Турции (сказать прямо: «пью прямо сейчас, спасибо»). Лагерь Саши в Москве дважды, весь медблок на четверых — Сергей, Саша, ты, Светлана. Офис на Гусарской с нуля: мебель, интернет, принтер, уборка. Репетиторы, школа, проездной, родительский комитет. Яхта, Лариса в Пушкине, санаторий. ОСАГО лично — экономия 7 500 ₽. Показ приёмной комиссии 01.09 провела сама — сняла последний блокер по перепланировке. И вечером того же дня прислала разбивку ремонта на три этапа с логикой «лучше подождать хорошего плиточника, чем переделывать» — это ровно та координаторская работа, которой не хватало в августе. Сдвиг есть, его надо назвать вслух.
Три факта, ради которых встреча. (1) Дашборд не открывался ни разу: в нём стоят недели 18.05–14.06 и презентации прошлого ассистента — то есть период до её найма. (2) Финансовый учёт ведётся только на расход: строки «получено от Любы» в таблице нет вообще, из-за чего касса не сходится на 310 189 ₽. (3) В той же таблице 21.08 проведена строка «зп моя — 75 000 ₽» — её зарплата смешана с твоими хозяйственными деньгами.
БЛОК 1 — Профиль (краткая выжимка, подробно — в памятке за сентябрь)
| Что | Значение для этого разговора |
|---|
| Gallup топ-5: Уверенность, Индивидуализация, Обаяние, Ученик, Взаимосвязанность | Ни одного таланта из зоны Исполнение. Регулярная дисциплина (дашборд, отчёт по субботам) не возникнет у неё сама — нужна внешняя структура и ритм, а не призыв быть собраннее. |
| Ученик (Learner) | Главный козырь встречи. Ей комфортно осваивать новый чёткий формат. Значит дашборд надо давать не как требование, а как шаблон, который показали один раз. |
| Индивидуализация | Обобщения («ты никогда не ведёшь отчётность») закроют её на защиту. Только конкретные даты и цифры. |
| Мотивация сохранения, высокий мотив «Определённость» | Ей нужно выйти со встречи с ясностью, а не с тревогой. Обязательно проговорить вслух: работу продолжаем, речь о системе, а не о расставании. |
| Деньги — незначимый мотиватор | Разговор про 128 000 ₽ она воспримет не как «меня подозревают в краже денег, которые мне нужны», а как «мне не доверяют». Отсюда формулировка: вопрос не к ней, вопрос к отсутствию учёта. |
Квадранты по зонам (не человек целиком, а задача)
- Быт, календарь, поездки, продажи, медицина — S4. Не трогать контролем, здесь только благодарность.
- Отчётность и дашборд — S2. Формально умеет, два месяца не делает. Лечится ритмом и шаблоном, не давлением.
- Сверка «договор ↔ факт» — S1/S2. Не мотивация, а отсутствие процедуры. Дать образец один раз — дальше воспроизводима.
- Координация Песочного — S3. Компетенция есть, ресурс просел. Сузить роль письменно.
💬 Смолл-ток (2 минуты, не пропускать)
- «Кать, сразу спасибо за витамины — я их сегодня прямо на работе пью. Ты как их вообще нашла?» — попадание в её топовый мотиватор «Здоровье и комфорт» и в Обаяние: она любит, когда замечают заботу, а не только результат.
- «Как ты сама после этих двух месяцев? Не выгорела с разъездами Питер — Москва — Песочное?» — она сама сигналила про перегрузку 04.09, важно показать, что ты это видишь.
БЛОК 2 — Центральный кейс: квартира в Песочном
Это ядро встречи. Не для того, чтобы обвинить — а чтобы на конкретном примере показать разницу между реакцией и процедурой. Разбирать медленно, с цифрами на экране.
Что произошло
5 сентября случился конфликт с Юлей: не даёт 3D-визуализацию, нет раскладки плитки, нет схемы розеток под кухню, «проект тянется пятый месяц». Разговор шёл на эмоции — с обеих сторон, не только с её. Никто в тот момент не открыл договор.
Что показала сверка с документом — по каждой претензии
| Претензия 05.09 | Что в договоре | Вердикт |
|---|
| «Юля обязана дать 3D-визуализацию» | 3D не упомянута ни в одном из 5 этапов Приложения №2. Нигде. | Требование не обосновано — это допуслуга |
| «Нужна раскладка плитки прямо сейчас» | Это документ уровня Этапа 5 («развёртки стен») | Преждевременно |
| «Нужны розетки под кухню» | Тоже Этап 5. Плюс Юля письменно, ещё 18.08, вывела кухню с техникой в «отдельный проект» | Преждевременно и не к ней |
| «Юля срывает сроки» | Этап 5 обещан к 10.09 — и по расчёту от договора, и её словами Кате в Telegram 01.09 | На 05.09 просрочки не было. Спор начался за 5 дней до срока |
| «Проект затянут» | 5 месяцев вместо 2 — факт. Но вся просрочка в одном месте: Этап 3→4 (10–12 недель), и она частично на нашей стороне (Гусарская, переезд) | Обосновано, но адрес другой |
Итог кейса: три из пяти этапов сданы в срок или с опережением. Скандал произошёл на пятый месяц накопленного раздражения, за пять дней до наступления срока, по требованиям, которых в договоре нет. Полдня людей ушло в спор — а реальные риски дедлайна «до Нового года» в это время не двигались: кухня (производство 4–8 недель, отдельный поставщик, ещё не выбран) и плиточник (свободен только с ноября). Именно они, а не Юля, сейчас угрожают сроку.
И вот главное, что нужно донести. Эту сверку — открыть договор, разложить по этапам, сравнить с фактом — в итоге сделала я сама, ночью, со своим ассистентом. Хотя это ровно пункт 1.2.5 её договора: взаимодействие с подрядчиками, контроль исполнения, работа с рекламациями. Это не строительная экспертиза и не «быть прорабом» — тут она права, прорабом её никто не назначал. Это координаторская работа на 40 минут с открытым PDF. Претензия только в этом.
Процедура, которую вводим — «4 строки до эмоции»
- Что положено по документу — цитата или пункт, а не память.
- Что есть по факту — дата, файл, статус.
- Расхождение — есть или нет, и на сколько дней/позиций.
- Что предлагаю — одно действие с датой.
Правило: пока эти 4 строки не написаны — разговора с подрядчиком не начинаем и мнение не высказываем. Ни своё, ни моё, ни Серёжино. Это относится и ко мне тоже — я на 5 сентября требовала 3D, которой нет в договоре, и была неправа ровно потому, что не сверилась первой.
БЛОК 3 — Дашборд: факты
Ссылку на дашборд Катя получила при трудоустройстве. Я открыла его сегодня:
- Недели в шапке — 18.05 – 14.06.2026. Это период до её найма (договор со 02.07).
- Единственные заполненные ячейки — ссылки на апрельскую и майскую презентации прошлого ассистента, Саши Голиковой.
- Задачи дня, метрики, план-факт, цели, гипотезы — пусто за все 28 дней шаблона. Ни одной новой недели не заведено.
- Лист «Период адаптации» заполнен по 06.07 и обрывается — первая неделя работы.
- Лист «Бэклог» — 19 задач, ни одна не отмечена выполненной, хотя часть по факту сделана: аккаунт на Авито создан, вещи проданы, компьютеры на Звёздную отвезены, таблица финансов создана.
- «База знаний для Любы» — одни заголовки.
Важная деталь, которая меняет тон разговора. Она не саботирует учёт — она ведёт его в другом месте. Отчёт — в отдельном Google Docs, финансы — в отдельной таблице, статусы — простынями в Telegram, а 12.08 в расходах проведена подписка «Singularity pro — программа для ведения проектов на год, 3 006 ₽». То есть инструмент она себе купила. Поэтому вопрос не «почему не ведёшь», а «где ты ведёшь и почему не здесь». Ответ определит, что чинить: дисциплину или инструмент.
БЛОК 4 — Финансы: три проблемы, не одна
4.1 Учёт односторонний — нет прихода денег от меня
В таблице есть только расход. Строки «получено от Любы» нет ни за июль, ни за август. Считаем август: остаток с июля 144 544 ₽ + приход 144 331 ₽ − расход 599 064 ₽ = −310 189 ₽. Минус триста тысяч. Это значит, что деньги приходили — переводами, наличными, снятиями с карты — и нигде не зафиксированы. В сентябре остаток вообще считается как ошибка формулы #VALUE!.
Почему это принципиально: учёт, где записан только расход, невозможно проверить. Не потому что кто-то нечестен, а потому что не с чем сверять. Пока нет прихода — нет и отчёта, есть просто список трат.
4.2 Зарплата смешана с хозяйственными деньгами
21.08 в расходах проведено «зп моя — 75 000 ₽». По договору вознаграждение — 150 000 ₽ база плюс до 30 000 ₽ KPI, и это отдельный платёж, а не строка в хозяйственной кассе. Когда собственная зарплата берётся из тех же денег, что и такси Саши и продукты Аллы, две вещи перестают различаться — и любой вопрос по деньгам автоматически становится вопросом личного доверия. Это плохо в первую очередь для неё самой: именно так возникают подозрения на ровном месте.
4.3 Деньги за проданное имущество — не видно, где они
| Позиция | Сумма | Куда переданы |
|---|
| Кухня Песочное + горшок + лейка душа | 86 500 ₽ | не указано |
| Лазерная расчёска | 23 660 ₽ | не указано |
| Массажный стол | 7 000 ₽ | «перевод мимо авито» |
| Кофемашина | 7 000 ₽ | лично Любе в день продажи ✅ |
| Шлем Ямагучи | 4 550 ₽ | не указано |
| Паровая система | 2 700 ₽ | не указано |
| Отпариватель | 2 700 ₽ | не указано · возможен дубль — обе строки от 12.08 на одну сумму |
| Сейф | 2 000 ₽ | передан Алле ✅ |
| Мелочь налом (поилка, кофемашина, триммер) | 1 506 ₽ | конверт |
| Итого продано | ≈137 600 ₽ | судьба зафиксирована только по 9 000 ₽ |
Плюс отдельно возвраты Озона (324 + 10 475 + 5 238 ₽) и кешбэк — они в приходе есть, вопросов нет.
4.4 Отчёт июль/август — что с ним не так
Отчёт большой и по объёму работы честный. Но это список действий, а не отчёт о результате: ни в одной строке нет суммы, срока или статуса. Раздел «Авито продано» — семь позиций без единой цифры, хотя цифры существуют и лежат в другом файле. То есть прямой пункт повестки — «что продано, за сколько, когда и куда переданы деньги» — в отчёте не закрыт, хотя данные для этого у неё были.
Второй пункт подготовки — статус перепланировки после комиссии 01.09 — тоже не закрыт. Есть «показала комиссии, теперь можно делать ремонт». Акта, даты, следующего шага нет.
БЛОК 5 — Скрипт встречи
1. Вход — безопасность и благодарность (3 мин).
«Кать, привет! Сразу спасибо за витамины — я их сегодня прямо на работе пью, ты как их вообще нашла?.. Слушай, разговор длинный, но давай сразу зафиксирую: это не разнос и не подготовка к расставанию. Мы работаем дальше. Я хочу договориться про систему, потому что сейчас она держится на тебе и на моей голове, и это не выдержит.»
2. Признание — конкретно, по фактам (3 мин).
«За два месяца ты закрыла огромный объём: лагерь Саши дважды, весь медблок на нас четверых, офис на Гусарской с нуля, репетиторы и школа, яхта, Лариса. ОСАГО поехала оформлять лично — сэкономила семь с половиной тысяч. И отдельно: 1 сентября ты сама провела показ приёмной комиссии, это был последний блокер по перепланировке, и вечером того же дня прислала мне разбивку ремонта на три этапа с объяснением, почему лучше дождаться хорошего плиточника. Вот это — ровно то, чего мне не хватало в августе. Это правильная работа.»
3. Кейс с квартирой — разбор, не обвинение (10 мин). Ядро встречи.
«Теперь давай разберём 5 сентября — не чтобы поругаться, а чтобы показать, что я имею в виду под работой координатора. Тогда мы шли к Юле с претензиями: нет 3D, нет раскладки плитки, нет розеток, срывает сроки. Я потом села и открыла договор. Смотри, что выяснилось. Трёхмерной визуализации нет ни в одном из пяти этапов — мы требовали то, чего в договоре просто нет. Раскладка плитки и розетки — это Этап 5, который на тот момент ещё не наступил. Сам Этап 5 Юля обещала к 10 сентября — и тебе же написала это первого числа. То есть мы устроили скандал за пять дней до срока, по вещам, которых нам не должны.»
Пауза. Дать ей отреагировать. Дальше:
«И вот моя претензия — она не в том, что ты не прораб. Ты не прораб, это правда, и никто тебя им не назначал. Претензия в том, что эту сверку — открыть договор, разложить по этапам, сравнить с фактом — в итоге делала я сама. Это сорок минут работы с PDF, и это прямо пункт 1.2.5 твоего договора: контроль исполнения подрядчиками. Пока мы спорили о том, чего в договоре нет, реальные риски никто не трогал: кухня — это отдельный поставщик, производство четыре-восемь недель, а плиточник свободен только с ноября. Вот что сорвёт нам Новый год. Не Юля.»
4. Продажа правила «4 строки до эмоции» (5 мин).
«Поэтому у меня к тебе одна главная просьба на сентябрь, она важнее дашборда. Когда возникает спорная ситуация — с подрядчиком, с застройщиком, с кем угодно — сначала четыре строки. Что положено по документу. Что есть по факту. В чём расхождение. Что предлагаешь. И только потом — что мы про это думаем. Ни ты, ни я, ни Серёжа не начинаем разговор, пока этих четырёх строк нет. Меня это тоже касается: я 5 сентября требовала визуализацию, которой нет в договоре, потому что не сверилась первой.»
Здесь важно дать ей выиграть: она была права по существу в том разговоре. Это снимет защиту и сделает правило общим, а не наказанием.
5. Дашборд — как одно окно, а не как провинность (7 мин).
«Теперь про дашборд. Я в него зашла — там до сих пор май и презентации Саши Голиковой, то есть период до того, как ты пришла. За два твоих месяца — ни одной записи. При этом я вижу, что ты работаешь, и много. Поэтому вопрос не "почему не ведёшь", а: где ты ведёшь свои задачи? Я видела в расходах подписку на Singularity — там?»
Выслушать. Если да — попросить показать экран прямо сейчас. Дальше рамка:
«Мне не нужен красивый дашборд ради дашборда. Мне нужно одно место, куда я захожу и вижу, что происходит, без того чтобы тебя спрашивать. Сейчас у меня четыре источника: телеграм, отчёт в доке, таблица финансов и твоя голова. Из-за этого мы и сидим на часовых созвонах вместо пятиминутных. Правило простое: не в дашборде — считаем, что не сделано. Если тебе удобнее в Singularity — я готова смотреть туда, но тогда мне нужен доступ. Не подходит только один вариант: когда учёт есть, а я его не вижу.»
6. Деньги — отдельный блок, спокойно, по цифрам (10 мин).
Не смешивать с дашбордом. Это про доверие, не про гигиену процессов. Тон ровный, без нажима — при её профиле нажим здесь даст слёзы и защиту, а не ответы.
«Теперь деньги, и я хочу, чтобы ты услышала главное: у меня нет к тебе подозрений. У меня есть проблема с учётом, и она бьёт по тебе сильнее, чем по мне. Смотри: в таблице записан только расход. Прихода — того, что я тебе переводила и давала наличными — там нет вообще. Из-за этого август не сходится на триста десять тысяч. Это не значит, что деньги пропали. Это значит, что проверить невозможно, и любой вопрос автоматически превращается в вопрос личного доверия. Так быть не должно — ни для тебя, ни для меня.»
«Второе. Двадцать первого августа в расходах строка "зп моя, семьдесят пять тысяч". Твоя зарплата не должна идти через хозяйственную кассу — она платится отдельно, как в договоре. Иначе твои деньги и мои деньги лежат в одной куче, и это ровно то место, где потом возникают вопросы на ровном месте.»
«И третье. Я свела продажи: получается около ста тридцати семи тысяч. Из них зафиксировано, куда ушли деньги, только по девяти — кофемашина, которую ты отдала мне лично, и сейф Алле. По остальным ста двадцати восьми в таблице не написано ничего. Мне нужно, чтобы ты закрыла это до субботы: по каждой позиции — сумма, дата и куда переданы деньги. И проверь заодно двенадцатое августа, там два прихода по две тысячи семьсот — паровая система и отпариватель. Это одна вещь или две?»
7. Роль в Песочном — сузить письменно (3 мин).
«Фиксируем письменно, чтобы больше не было расхождений: ты — координатор. Сверка "договор против факта", контроль сроков подрядчиков, рекламации, логистика. Ты не прораб, не технадзор и не эксперт по стройке — за это с тебя не спрашивают и спрашивать не будут. Если для стройки нужен человек — мы его нанимаем отдельно, и это моя задача, не твоя.»
8. Закрытие — определённость (2 мин).
«Давай подытожу, чтобы мы одинаково поняли. Работаем дальше, вопрос о расставании не стоит. С этой недели — дашборд каждый день и отчёт по субботам. До субботы — деньги по продажам. Со следующего понедельника — приход в таблице отдельной строкой, зарплата отдельным платежом. И правило четырёх строк во всех спорах. KPI за сентябрь — тридцать тысяч, привязываем к дашборду и учёту денег. Как тебе такой расклад? Что из этого кажется невыполнимым — скажи сейчас, а не в конце месяца.»
БЛОК 6 — SMART-задачи на сентябрь
| Задача | Критерий выполнения | Срок |
|---|
| Отчёт по проданному имуществу | Каждая позиция: что, сумма, дата продажи, кому и когда переданы деньги. Плюс ответ по дублю 12.08 | сб 12.09 |
| Приход в таблице финансов | Отдельный блок «Получено от Любы»: дата, сумма, способ. Задним числом восстановить июль и август | пн 15.09 |
| Зарплата выведена из хозяйственной кассы | Оплата отдельным платежом по договору, в таблице расходов строки «зп моя» больше нет | с 15.09, постоянно |
| Дашборд ведётся | Недели переведены на сентябрь; задачи дня заполняются ежедневно; бэклог со статусами и дедлайнами | ежедневно с 10.09 |
| Субботний отчёт (п.3.4 договора) | Короткий: сделано / в работе / застряло и почему / что нужно от Любы | каждую субботу |
| Правило «4 строки» | Любой спор с подрядчиком начинается с письменной сверки договор↔факт | постоянно |
| Статус перепланировки | Официальный документ/решение комиссии на руках или письменный срок его получения | чт 11.09 |
| Два риска дедлайна | Запущен поиск поставщика кухни и альтернативного плиточника, по каждому — минимум 2 варианта с ценой и сроком | пт 19.09 |
KPI за сентябрь — 30 000 ₽. Условие переходное и простое: дашборд ведётся ежедневно + деньги учтены (приход, расход, продажи). Это не задним числом — за июль и август KPI не предъявляем, потому что Приложение №5 договора физически пустое, показателей на бумаге никогда не было. Твоя задача до конца сентября — заполнить Приложение №5, чтобы с октября разговор шёл по цифрам, а не по ощущениям.
БЛОК 7 — Тип контроля после встречи
- Дашборд — ежедневный контроль по факту, без напоминаний. Ты просто заходишь и смотришь. Не ведёшь диалог «а ты заполнила?» — это возвращает нагрузку на тебя.
- Первая суббота (12.09) — контроль результата. Пришёл отчёт и деньги по продажам — система запустилась. Не пришли — это уже не про инструмент, а про договорённость, и разговор будет другой.
- Песочное — контроль по вехам (акт комиссии, Этап 5 от Юли, поставщик кухни), не по процессу.
- Быт и календарь — не контролировать вообще. Там S4, любой контроль там демотивирует и обесценивает.
Риск встречи. Главный риск — свалить всё в одну кучу «ты не справляешься». Три зоны разного качества: быт — отлично, координация — просела, отчётность — не запущена. Если смешать, человек с высокой Индивидуализацией услышит несправедливое обобщение и уйдёт в защиту — ровно в то, чего мы и хотим избежать. Держать блоки раздельно и между ними делать паузу.
Признак, что встреча удалась. Не «она согласилась». А: она сама, без подсказки, применила правило четырёх строк к следующей ситуации — например, к статусу перепланировки или к спору по кухне. Если это произошло на самом созвоне — метод зашёл.