УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ПАМЯТКА

Екатерина Никонова · Личный ассистент (договор от 02.07.2026)
Формат: первая формальная 1-1 по этому протоколу · комбинированная встреча — корректирующая ОС по границам роли + возврат к контрактной отчётности + постановка задач на сентябрь · источники: договор найма, Gallup + тест мотивации (14.07.2026), фактура по Песочному (Telegram/почта), 3 записи Plaud 05.09 — 07:45 и 10:09 (конфликт по Песочному), 17:36 «Аудит работы Екатерины», 18:15 «Восстановление отчётности, KPI и роль Кати» (доп. правки от Любы к этой памятке)

⚠ Контекст перед встречей

Главное, что стоит проверить перед тем, как строить разговор на этом примере. Ты описала паттерн «уходит в эмоциональную защиту и обесценивание Юли» и привела Песочное как пример. Я подняла именно ту запись звонка утром 5.09 (13м35с) — и в текстовой расшифровке это не подтверждается так однозначно. В той записи резко и с матом давит и обвиняет именно Спикер 1 («да мне какая разница у Юлии... я сейчас слышу что Юля Юля Юля виновата... кроме Юлии есть же ты»), а Катя в ответ говорит по существу и довольно сдержанно: «у Юли есть, но нет конкретного дизайна — для начальных работ и оценки этого достаточно», «я могу скоординировать». Похоже, что Спикер 1 в этой записи — не ты, а Серёжа (в записи от 17:36 ты сама говоришь «Кате давала обратную связь Серёжа сегодня в телефонном созвоне» — то есть это его звонок, не твой). Если пример с Юлей у тебя из другого разговора или из личного впечатления от тона — это тоже валидно, но тогда на встрече стоит опираться на тот, другой эпизод, а не на этот звонок, потому что вот этот конкретный факт при проверке не выдерживает критики. Ниже я всё равно даю сценарий с этим блоком — но построила его как вопрос, а не как обвинение, ровно на такой случай. Обновление: ты подтвердила в записи 18:15 — это действительно был звонок Серёжи, не твой, и он возвращал её к «Юля виновата», а не наоборот. Так что вопрос-формулировка ниже даже избыточно осторожна — но пусть останется, хуже не будет.
Твоя формулировка жёстче, чем в сценарии ниже — и это осознанно смягчено. В записи 18:15 ты сказала прямо: «она, получается, ничего не проделала, плачет и бегает, и говорит, что она не прораб — то есть от неё прорабом никто и не пытался назвать, вопрос не в том, прораб она или не прораб, а в том, как она себя ведёт». Это точная и справедливая формулировка для тебя лично — оставляю её здесь, во внутреннем блоке. В самом скрипте (ниже) даю смягчённую версию для произнесения вслух: смысл тот же («вопрос не в названии должности»), но без «плачет и бегает» — с её высокой Индивидуализацией ярлык в лицо, скорее всего, закроет её на защиту вместо разговора по существу. Если чувствуешь, что мягкая версия слишком мягкая — говори своими словами, ты лучше чувствуешь, где граница.
«Не прораб» — верно, но узко верно, и она этим прикрывает другое. Прочла договор целиком: технадзора/стройконтроля (сантехника, электрика, «что можно физически сделать без 3D») в договоре действительно нет ни в одном пункте — здесь она права, и спорить с этим не нужно. Но твоя настоящая претензия не про это. Претензия в том, что она не сделала работу, которая прямо входит в её зону — 1.2.5 «Взаимодействие с подрядчиками»: поиск/сравнение условий, контроль исполнения по договору, работа с рекламациями. Именно это (открыть договор, разложить по этапам, что должно быть готово и что фактически сдано, сверить с реальностью) — ровно то, что в итоге пришлось делать тебе самой в чатах со мной. Это координаторская, не строительная работа, и по факту в записи звонка Серёжа три раза прямым текстом просит её: «возьми, пожалуйста, договор, посмотри», «почитай пожалуйста договор» — и по имеющейся фактуре это так и не было сделано ни на звонке, ни после. «Я не прораб» — правда, но это ответ на вопрос, который ей не задавали; от неё была нужна не экспертиза по ремонту, а элементарная сверка документа, которую она не сделала.
Ещё один пробел — и это твоя зона, не её. Приложение №5 к договору («Перечень KPI и целевые значения», от которого зависит переменная часть 30 000 ₽) в файле есть только как заголовок — сам список KPI никогда не был заполнен. Формально предъявлять невыполнение KPI за прошедшие месяцы не на чем — показателей просто нет на бумаге. Плюс договор уже требует то, что ты сейчас хочешь ввести как «новое»: еженедельный отчёт по субботам (п.3.4) и ежемесячный созвон с дашбордом и KPI (п.3.5) — оба пункта есть с июля, но, судя по всему, не соблюдались. Это разговор не «давай начнём», а «давай вернёмся к тому, что уже подписано».

Ключевые цифры для входа в разговор

ПараметрЗначение
Срок сотрудничества на сегодня2 месяца (с 02.07.2026)
Вознаграждение150 000 ₽ база + до 30 000 ₽ KPI (не определены письменно)
Контрактная отчётностьЕженедельно по субботам (п.3.4) + ежемесячный созвон с дашбордом (п.3.5) — не велась
Обещание Юли по ПесочномуФинальный этап (5) — к 10.09, срок ещё не наступил на день записи

БЛОК 1 — Профиль сотрудника

1.1 Gallup CliftonStrengths (топ-5 из 34, тест 14.07.2026)

№ТалантЗонаКак проявляется / подвал применительно к этой встрече
1Уверенность (Self-Assurance)ВлияниеВнутренний компас, действует по своим правилам, не нуждается в подтверждении со стороны — отсюда и спокойный, не оправдывающийся тон в разговоре про Юлю. Подвал: может восприниматься как несговорчивость, если её решение (например, «этого достаточно для оценки») ставят под сомнение без объяснений.
2ИндивидуализацияВыстраивание отношенийОбострённо чувствует, когда её судят «оптом», а не по конкретной ситуации. Подвал для встречи: общая формулировка вроде «ты всегда так реагируешь» ляжет гораздо хуже, чем разбор одного конкретного случая.
3Обаяние (Woo)ВлияниеНравится налаживать контакт, ей действительно важно, что «Саше с ней комфортно». Подвал: может стараться сгладить/понравиться вместо того, чтобы прямо обозначить проблему — риск для честной обратной связи по деньгам/дашборду.
4Ученик (Learner)Стратегическое мышлениеЕй комфортнее, когда есть чёткая новая система/формат, который можно освоить (например, шаблон финансового отчёта) — это козырь для внедрения дашборда.
5ВзаимосвязанностьВыстраивание отношенийВидит ситуацию целиком, сопротивляется редукции «кто виноват». Именно поэтому на прямой вопрос Серёжи «кто виноват, Юля?» она не подтвердила и не отвергла — начала объяснять контекст. Со стороны это можно принять за уклонение, но по этому таланту это, скорее, честная попытка не упрощать.

Ключевой инсайт: Уверенность + Взаимосвязанность вместе объясняют то, что задело Серёжу в разговоре 05.09 — она не встала ни на чью сторону и не выдала простое «да, Юля виновата», а Индивидуализация означает, что любое обобщённое обвинение («ты всегда обесцениваешь») она воспримет как несправедливое, даже если сама проблема реальна. Ни одного таланта из зоны Исполнение в топ-5 нет — управленческая/проектная рутина (дашборд, регулярная отчётность) не её сильная сторона от природы, ей нужна внешняя структура, а не внутренняя дисциплина.

1.2 Мотивация (тест индивидуальной мотивации, 14.07.2026)

Ярко выражен интегральный фактор МОТИВАЦИЯ СОХРАНЕНИЯ (не достижения) — стабильность и предсказуемость важнее риска и роста. Активные драйверы: Здоровье и комфорт — очень высокий балл (нормированный график, отсутствие перегрузок; возможен уже накопленный износ от разъездов между СПб/Москвой/Песочным); Определённость — умеренно значимый (некомфортно при нечётких, неоформленных задачах); Творчество и независимость — умеренно значимый (ценит самостоятельность формата работы). Слабые/незначимые: Взаимоотношения (низкий балл — не тянется к общению как таковому, тем более с клиентами/третьими лицами вроде Юли), Преодоление и рост (очень низкий — не хочет брать сложные задачи по своей инициативе, комфортнее, когда инициатива идёт от заказчика), Престиж и Деньги — нейтральны.

Заметное противоречие для тебя, чтобы просто иметь в виду: Gallup ставит её в зоны Влияние/Отношения (умеет очаровывать, выстраивать связи), а мотивационный тест говорит, что общение с людьми её не заряжает и она этого не ищет. Это не нестыковка теста, а типичный портрет человека, который социально компетентен, но эмоционально устаёт от ролей, требующих постоянной коммуникации с несколькими сторонами сразу (Юля + Серёжа + ты + подрядчики) — отсюда и её прямой сигнал 04.09 «мне нужна помощь, я не вытяну общение со строителями».

1.3 Модели поведения (15 моделей)

Отдельный тест по моделям поведения не присылался — если понадобится глубже (например, для будущей передачи ей более крупных проектов), можно запросить отдельно. Ниже — только то, что можно надёжно вывести из Gallup + мотивации.

Квадрант ситуационного лидерства

По базовым функциям ассистента (календарь, поездки, бытовые вопросы, продажа техники): S4 — компетенция подтверждена фактурой (кухня доведена до подписанного договора, дефект окна поймала сама, показ комиссии по перепланировке провела лично), мотивация в норме, доводит до результата без пинков.

По координации Песочного и общению с несколькими конфликтующими сторонами: S3 — компетенция есть (объясняет позицию Юли точно и по существу), но мотивация/уверенность объективно просели — задача вне чётко очерченного контракта, требует ровно того, что у неё слабый мотиватор (Взаимоотношения, Преодоление и рост). Это не «не хочет стараться» в бытовом смысле, а прямое несовпадение задачи с профилем.

Отдельно — именно по задаче «открыть договор и сверить с фактом»: это скорее S1/S2, не S3. На звонке её трижды прямым текстом просили открыть договор — этого не произошло. Дело, похоже, не в нежелании в целом (Ученик любит освоенные форматы), а в том, что задачу «разбери договор» никто не давал как конкретный, структурированный запрос с образцом — ей давали её на ходу, в момент конфликта, без шаблона. Здесь нужна не мотивационная работа, а конкретный формат/чек-лист, который можно один раз показать и дальше просто применять.

По отчётности/дашборду: S2 — формально умеет (ведение таблицы трат прямо прописано в договоре, п.1.2.6), но два месяца этого не делает; вероятная причина не в навыке, а в отсутствии установленного тобой ритма и в том, что задача пришла без структуры, которую она любит (Ученик).

Риск на этой встрече: смешать все три зоны в одну общую претензию «ты не справляешься» — это ударит и по S4-зоне, где она объективно хороша, и вызовет несправедливое (по факту) ощущение у человека с высокой Индивидуализацией.

Цель: закрыть S2 по отчётности через ритм и шаблон (не через давление), поддержать S3 по Песочному через явное сужение и разъяснение роли, не трогать S4-зону критикой вообще — там хвалить.

💬 Смолл-ток (2 мин)

БЛОК 2 — Фактура: что сделано, что нет

ЧтоПлан/договорФакт
Продажа старой техники/мебели (27.07)Задача от тебя, 5 пунктовКухня — продана и передана по договору, дефект окна поймала сама и проактивно сообщила
Перевозка мебели La Redoute (28→31.07)Организовать разовоПотребовался повторный заезд — деталей, по чьей вине, в переписке нет, стоит спросить прямо, не как упрёк
Согласование перепланировкиНе было формальной задачи именно на неё01.09 лично провела показ приёмной комиссии — сняла последний бюрократический блок
Финансовый учёт (п.1.2.6 договора)Таблица трат, еженедельные/ежемесячные отчётыНе ведётся — нет ни отчётов по Авито, ни расходной части
ДашбордПрислан тобой, должен заполнятьсяНе заполнялся ни разу
Еженедельный субботний отчёт (п.3.4 договора)Каждую субботуНе соблюдается
Ежемесячный созвон с KPI-дашбордом (п.3.5)Раз в месяцНе проводился

БЛОК 3 — Скрипт встречи

1. Открыть через безопасность.
«Катя, привет. Прежде чем перейдём к делу — как ты вообще, не вымоталась совсем с этими разъездами?» (переход из смолл-тока) «Сегодня разговор длинный, но не разнос — я хочу по трём вещам договориться, и по одной — просто понять, что произошло».
2. Признание — конкретное, не общее.
«Начну с того, что реально сработало. Во-первых, то, как ты организовываешь встречи и свидания — к этому вообще нет вопросов, здесь ты сильна. Во-вторых, Саша сам сказал, что ты тёплая и внимательная — ему с тобой правда хорошо, и это для меня важно слышать. И третье — 1 сентября ты лично поехала на показ приёмной комиссии по перепланировке, это был последний блокирующий момент по документам, и его больше нет благодаря тебе. Большая молодец за это». (кухню и дефект окна можно не поднимать отдельно — по фактуре они сильные, но Люба явно просила не вести признание через них)
3. Про звонок с Серёжей 05.09 — вопрос, а не обвинение. (Формулировка сознательно построена как вопрос — фактура эпизода при проверке оказалась неоднозначной, см. warnbox выше)
«Расскажи мне, как для тебя прошёл тот разговор с Серёжей утром 5-го — про 3D и плитку. Мне важно понять именно твою сторону, потому что со стороны там было довольно жёстко с его стороны, и я хочу понимать, что ты чувствовала и что из этого было по делу, а что — просто эмоции в моменте».

Дальше — пауза, слушать, не перебивать. Если она сама признаёт, что «сорвалась» или защищалась — переходить к Я-сообщению ниже. Если картина подтвердит то, что видно в расшифровке (она была по существу, давил он) — не настаивать на признании вины, которой не было; сказать это прямо: «Окей, слушай, я подняла запись — там правда в основном давил Серёжа, а ты по сути отвечала точно. Прости, что пришла с этим предположением».

4а. Признать её правоту про «не прораб» — коротко, не растягивать.
«Отдельно закрою вопрос “я не прораб”. Согласна: в договоре нет пункта, что ты отвечаешь за стройконтроль — не тебе разбираться, можно ли тянуть электрику через потолок или нет. Это правда не твоя зона, и не будет твоей».
4б. Но это не то, о чём тебя просили — BOFF по факту.

B — Behaviour: «Но “не прораб” — это ответ на вопрос, который тебе не задавали. Серёжа на том звонке трижды прямым текстом просил: “возьми договор, посмотри”, “почитай, пожалуйста, договор”. Ни на звонке, ни после — по договору с этапами, сроками, что уже сдано — этого разбора от тебя так и не пришло».

O — Outcome: «В итоге эту работу — открыть договор, разложить по этапам, сверить с тем, что реально прислала Юля, — сделала я сама, в отдельных сессиях. А должна была получить это от тебя, потому что это ровно твоя зона по 1.2.5 — контроль исполнения по договорам с подрядчиками, это не про ремонт, это про документы».

F — Feelings: «Меня это расстраивает — не потому что ты чего-то не знаешь про ремонт, а потому что базовая сверка “что должно быть / что есть” — это именно то, за что я плачу, и её не случилось, хотя её просили дважды в лоб».

F — Future: «Дальше — конкретный формат: как только где-то встаёт спор про объём или сроки подрядчика, твой первый шаг — не мнение “на мой взгляд этого достаточно”, а открыть договор и прислать мне 3-4 строки: что по документу должно быть готово к этой дате, что фактически есть, в чём расхождение. Не нужно самой решать, права Юля или нет — нужно просто разложить факты».

4в. Зафиксировать саму роль.
«И отдельно фиксирую на будущее: ты — координатор между мной, Юлей и подрядчиками, включая вот такую сверку по документам. Технической экспертизы по ремонту от тебя не жду, стройконтроль возьмёт [Серёжа/другой человек]».
5. Деньги за проданное — отдельно и твёрдо, это не про дашборд, это про доверие.

B — Behaviour: «Ты продала старую технику и мебель, кухню в том числе. Я не видела ни отчёта, что именно продано, ни — самое главное — когда и куда за это пришли деньги».

O — Outcome: «У меня нет картины, где сейчас эти деньги».

F — Feelings: «Меня это не устраивает — это прямо вопрос доверия, а не забывчивости».

F — Future: «Мне нужен отчёт: что конкретно продано, кому, за сколько и когда деньги переданы мне или зачислены — пришли его в течение [2-3] дней».

6. Я-сообщение про отчётность и дашборд.
«Отдельно — по дашборду и отчётам. Дашборд не заполнялся ни разу за два месяца, субботних отчётов не было, хотя это в договоре с самого начала. Мне от этого некомфортно — я не понимаю, что происходит, и вынуждена сама вникать в детали, хотя не должна. Для меня это вопрос доверия: чем меньше я вижу, тем меньше могу отдавать тебе крупные куски без контроля».
7. Разворот к решению — продажа через её же драйверы.
«Смотри, я не прошу тебя стать другим человеком и обожать отчётность. Я прошу простой шаблон и ритм — так тебе самой будет понятнее, что от тебя ждут, и не придётся держать всё в голове. Чёткая структура — это буквально то, что тебе самой комфортнее, чем постоянные разрозненные запросы от меня в моменте».
8. KPI — переходное условие, не старая схема «просто так».
«И по деньгам за сентябрь: раньше KPI платился просто так, вне привязки к тому, что реально сделано — так больше не будет. Сентябрьские 30 000 плачу при условии, что ты начинаешь вести дашборд и учёт денег — это шаг первый. Дальше, когда войдём в ритм с созвонами и отчётностью, вместе назначим метрики, которые уже привязаны к результату, не просто к факту звонка».
9. Статус по перепланировке — короткий вопрос, не забыть.
«И кстати, по перепланировке — после показа 1 сентября как это движется дальше? Мне нужно понимать следующий шаг и срок».

SMART-задачи на сентябрь (3, не больше)

Критерий1. Еженедельная отчётность2. Дашборд3. Формат «договор vs факт»
S — SpecificВозобновить субботний отчёт по формату из п.3.4 договора: статус задач + расходы/поступленияЗаполнить текущими задачами и статусамиПри любом споре о сроках/объёме подрядчика — сначала открыть договор, прислать 3-4 строки: что должно быть по документу / что есть по факту / расхождение
M — MeasurableОтчёт приходит каждую субботу без пропусковВсе активные задачи внесены, дашборд открыт для тебяТакая сверка приходит до того, как разговор уходит в оценки «на мой взгляд достаточно»
R — RelevantДаёт ей чёткую структуру (её актуальный драйвер) вместо разрозненных запросовСнимает необходимость держать всё в голове (Ученик — любит освоенный формат)Простой воспроизводимый шаблон вместо «разбираться самой в непонятной ситуации» — снимает именно ту неопределённость, которая её напрягает
T — Time-boundС этой субботы, 12.09К следующему созвону — ориентировочно 13.09Со следующего же спорного случая, начиная с текущей ситуации по Песочному

KPI на переменную часть (30 000 ₽) — по договору письменный перечень (Приложение №5) сейчас пуст, а формально новые критерии вступают в силу только со следующего периода, не задним числом (п.5.4). Ты решила иначе обойти этот пробел на переходный период — не наказывать штрафом за прошлое, а сентябрьскую выплату сделать условной на старте дашборда/учёта (шаг 8 сценария). Дальше, когда войдёт в ритм, — сесть и письменно зафиксировать реальный перечень KPI в Приложении №5, потому что сейчас там юридически пусто.

10. Снятие тревог.
«Что реально мешает вести отчётность каждую неделю — время, формат, что-то ещё? Скажи прямо, подстрою под то, что реально работает».

Тип контроля и ритм

По отчётности и дашборду — периодический (S2): жёсткий, но предсказуемый ритм (суббота, без исключений первые недели), не внезапные проверки. По Песочному — выборочный (S3): без расписания, по факту отклонений, не микроменеджмент. По базовым функциям (поездки, быт) — итоговый (S4): не трогать, там и так работает.

Финальная рефлексия

«Итого: отчёт по проданному — что и когда за что получено — присылаешь в ближайшие дни. Отчёт по субботам возвращается с этой недели, дашборд оживает к созвону, и по Песочному — сверку “что по договору / что по факту” присылаешь до конца этой недели. Сентябрьский KPI — по факту старта дашборда и учёта. Что из этого тебе самой кажется реалистичным, а что нет?»

Чего точно не делать