УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ПАМЯТКА
Татьяна Нефляшева · Закупщик · 1-1 от 15.10.2026, 17:00
Цель встречи: отдать обратную связь за период, проговорить правила, которые раньше не были названы, зафиксировать градации по метрикам, договориться о наведении порядка в учёте и о том, что до этого порядка заказ Terry Jar не размещается. Цифры в памятке — замер 15.10.2026, источники названы по месту.
⚠ Контекст прямо перед встречей
Она весь день разгребает аварию, которую ты поставила утром. В 10:05 в чат «Happy M» ушло сообщение из шести блоков со сроком до 18:00, то есть срок истекает во время этой встречи. С 14:08 она правит заказы в МойСкладе: 111 в 14:08, 119 в 15:30, 00004 в 15:37, 00007 в 15:41, 10 в 16:09, 8 в 16:23. Непринятое по твоему списку упало с 3 782 108 ₽ до 1 495 192 ₽. Если начать встречу с претензии по учёту, она услышит её в момент, когда два часа этот учёт и чинила.
Две цифры из утреннего сообщения предъявлять нельзя. Заказы 00008 и 00009 ПК ТС по 870 000 каждый: по 00008 висят три приёмки на 2 082 680 ₽, по 00009 ноль. По двум заказам вместе принято на 342 680 ₽ больше, чем заказано. Гофра не потеряна, приёмки сложены в один заказ. Это 1,74 млн из 3,78 млн того списка.
Она сама нашла корень, и это стоит признать вслух. В 13:05 в чате: «заказ 119 — приёмка не была связана с заказом, я исправила и связала». Это ровно та причина, которую я нашла расчётом: из 200 приёмок 2026 года 136 на 23,6 млн не привязаны ни к одному заказу поставщику. Заказ считает принятое только по привязанным приёмкам и поэтому показывает недостачу там, где товар в учёте стоит.
На вопрос про платёж 5 млн она ответила голосовым в 13:39. Дословно: «этот платёж я ставила в оплату в тот момент, когда мы определились, как будет наполнено… Третья машина, 14 и 15 заказ. Финансы не оплатили, поэтому этот платёж мы передвигали каждую неделю… На этой неделе мы его оплачивать не будем, я перенесла на следующую… Мне нужны актуальные данные от Максима по плану продаж». То есть это предоплата за будущую машину, а не долг за полученное. Твоя версия подтвердилась.
Метод диагностики, по которому идём
Диагностика ведётся по конкретной задаче, не по человеку, и складывается из двух измерений.
Уровень знаний: три вопроса
- Делала ли она эту задачу раньше, когда-либо. Да или нет.
- Были ли индикаторы, что задача сделана и результат нас устроил. Да или нет.
- Есть ли у неё инструменты и знания, чтобы делать эту задачу.
Третий вопрос применять к форме результата, а не только к предмету: человек может знать тему и ни разу не делать документ в нужном виде.
Уровень энергии: спросить и посмотреть
- Назвать задачу и спросить в лоб: «Что ты думаешь по этой задаче?» Смотреть не на содержание, а на то, поднимает она энергию или нет.
- Держать в голове задачи, про которые заранее понятно, что их делать не захочется. Честный ответ там: сделать могу, но энергии не поднимет.
- Посмотреть на похожие задачи в прошлом и с какой энергией она их делала.
Порядок на встрече
Сначала просто назвать задачу. Потом вопросы на энергию. И только после ответа выбрать стиль и оформить задачу с типом контроля. Контроль, обратная связь и мотивация применяются постфактум, не в момент постановки.
БЛОК 1 · Профиль
1.1 Gallup CliftonStrengths, топ-10 из 34
В подвале: Аналитик 14, Конкуренция 27, Осмотрительность 28, Распорядитель 29, Уверенность 30, Максимизатор 31, Мышление 32, Приспособляемость 33, Вклад 34.
Что эта пара объясняет. Обаяние на первом месте и Аналитик на четырнадцатом — это один человек, который продавливает цену и не сводит таблицу. Не лень и не саботаж: разные мышцы. Приспособляемость 33 из 34 объясняет её защиту по гофре: смена вводных по ходу работы для неё тяжелее, чем для большинства. А Дисциплинированность 7 означает, что правило она примет и будет держать — если правило дано формой, а не ожиданием.
1.2 Тест индивидуальной мотивации, 01.03.2026
Мотивация достижения и сохранения в балансе, внутренняя и внешняя тоже: риск сама не ищет, но от перемен не бежит, если видит смысл.
Открытый денежный вопрос, который надо закрыть на этой встрече. В карте «KPI закупки», лист «Нефляшева», до сих пор стоят прежние метрики — себестоимость и OTIF. Уровни не расписаны ни за один месяц, в ячейках буквально «здесь нужно расписать минимум цель на месяц», а напротив каждой строки вбито руками 22 500, итого премия 45 000 ₽ при окладе 105 000. Последняя правка файла 09.10, автор — она сама. Выплата за сентябрь не согласована с 09.10. Она спрашивала про деньги сама ещё 17.09: «какие вопросы по моему КПИ за август, Света мне не ответила».
БЛОК 2 · Что получилось за период
Это говорится первым, коротко, без развития. Все цифры проверены.
- Шоколад. За год цена с 3,56 до 3,00, минус 16% на самой крупной статье. У Монетного двора выторговала 3,20 вместо 3,35 — на 900 тысячах плиток это 135 000 ₽.
- Заказ 125 сократила с 2 млн плиток до 900 тысяч: минус 3,5 млн закупки без потребности за один день.
- Гофра. Поставщик объявил плюс 25%, она обзвонила рынок и удержала рост на 13,5%. На заказе 273 600 ₽.
- СП-Принт. Выторговала 50 на 50 вместо полной предоплаты — первое движение по отсрочкам с марта.
- Цена материалов — её закрытая метрика. Полотенце 429,00 → 368,34, минус 14,1%. Парное 780,00 → 716,32, минус 8,2%.
- Приёмки забрала себе с 5 октября, и доля сентября по первой метрике сразу изменилась с нуля на 37%.
- Шуберы. Притормозила заказ и пошла к Тимуру за статусами сама, до того как попросили.
- Сегодня за два часа сняла 2,29 млн непринятого и сама нашла причину — приёмки без привязки к заказам.
БЛОК 3 · Метрики на 15.10 и градации октября
Лист «Закупки 3.0» планинга компании, обновлён 15.10. Итог года по переплате 3 661 083 ₽, по закупке без потребности 10 285 610 ₽.
Что изменилось в дашборде и почему это важно сказать. До сегодня там стояла цифра октября 2 943 149 ₽ — то есть без решения по гофре, которое ты приняла 13.10. Тане в переписке ушло 1 064 321, а лист показывал втрое больше. Теперь гофра 1 878 828 ₽ вычтена и из метрики, и из прокси, а причина вписана в норматив: заказ заведён 01.10, задания на ноябрь и декабрь появились в МойСкладе 06 и 09.10.
Оговорка по второй метрике, чтобы потом не было спора. Октябрь ноль только потому, что шуберы заказа 123 ещё не приехали. Приедут 23.10, и если принять заказ как есть, выйдет 485 820 ₽ — это минимум, не цель. Чтобы выйти на цель, надо снять двенадцать позиций, где матрица запрещает тираж: это 232 590 ₽.
По третьей метрике до цели осталось одно действие. Сейчас 1 024 188 состоит из запрещённого решением 566 700 и превышения над заданием 457 488. Снять стоп-позиции из 123 и 124 — это 566 700 — и октябрь становится 457 488, то есть ниже цели 500 000. Эти позиции на 16:25 ещё в заказах.
БЛОК 4 · Брак ш1317: что это на самом деле
1317 это «Подарок на Новый год 2025 шоколад с предсказаниями», то есть новогодка. Полная история движения по комплекту шуберов 1317 за всё время учёта.
Арифметика не сходится, и это главный вопрос встречи. Купили за всё время 16 000 комплектов. Списали как брак 11 691 — это 73% всего, что вообще куплено. При этом производство израсходовало около 15 806 комплектов, то есть наборы собирались. Из бракованных шуберов нельзя собрать 15 806 наборов. Со склада в сумме ушло 27 500 при приходе 16 000 — отсюда и минус 11 500. Похоже, расход задвоен: шубера ушли в производство, а потом те же шубера списали вторым документом.
Три вещи, которые в этом списании неверны независимо от того, был брак или нет:
- Указан заказ 78, по которому пришло только 10 000. Значит в 11 691 вошли и шубера СП-Принта по 9,86, купленные 21 сентября. Претензия адресована не тому поставщику.
- Цена ноль. Убыток в учёте не виден вообще. По цене Цифрофсета 11 691 комплект это 54 948 ₽, по цене СП-Принта до 115 000 ₽.
- Срок. Приёмка 13.08, документ создан 06.10 — 54 дня. По договору с Полифуллом на скрытый брак 14 календарных дней (п. 2.2.7), после этого претензии не принимаются (п. 3.1.7). Предъявлять было можно до 27 августа.
Что спросить, по порядку: из какого прихода эти 11 691, если по заказу 78 было 10 000. Фотографии есть. Почему при приёмке 13 августа приняли 10 000 без расхождений. Если шубера бракованные, из чего собрали 15 806 наборов. Предъявляли Цифрофсету и была ли компенсация.
БЛОК 5 · Terry Jar: пока нет порядка, заказ не размещаем
Это главное решение встречи, и его надо назвать прямо: следующая машина не заказывается, пока учёт не даёт достоверной цифры невывезенного.
МойСклад, заказы поставщикам, замер 15.10.2026.
Почему этой цифре нельзя верить до конца. Заказы в МойСкладе не привязаны к спецификациям: 85 разбит на 85/1 и 85/2 руками, и непонятно, 85 это остаток четырнадцатой спецификации или отдельная партия. 28 сентября оплатили 4 831 738 ₽ за 10 000 штук, а в системе машина стоит на 6 818 штук — разрыв 3 182 штуки.
По деньгам долга перед фабрикой нет. Оплачено через HAMKORBANK 54 569 999 ₽ за 23 платежа, принято товара на 53 429 056 ₽. Переплата минимум 1 140 943 ₽, и это нижняя граница: выписка с 01.12.2025, а заказ 10 от 01.12.2025 на 7,36 млн принят полностью. Плюс 85/2 уже оплачен и ещё не приехал. Платёж 5 млн в графике — предоплата за третью машину, он может подождать.
Что нужно от неё, чтобы заказ стал возможен: инвойсы и упаковочные листы по обеим машинам; остатки по каждой спецификации отдельно — 14, 14/1 и 15, сколько произведено, вывезено и лежит на фабрике; акт сверки с фабрикой на дату; объяснение разницы прайсов на 824 доллара и разрыва в 3 182 штуки.
БЛОК 6 · Правила. Все, что действуют с сегодня
Рамка, с которой этот блок открывается: раньше этого не требовалось, ни в одной её метрике учёт не стоял, поэтому прошлое как провал не разбираем. С сегодняшнего дня это стандарт и он проверяется.
Закупка и цена
1. Перед заказом цена запрашивается минимум у двух поставщиков.
2. Двух мало: цены сравниваются перед заказом, берётся дешевле. Шуберы 1317 — Цифрофсет 4,70 в августе, СП-Принт 9,86 в сентябре, выбор был.
3. Активный поставщик — тот, у кого есть договор и цена не старше 60 дней.
4. Заказ размещается под задание в системе. Задания нет — объём согласовывается с Любой отдельно.
5. Предоплата за будущую поставку ставится в график только с расчётом объёма: задание или план продаж. Без расчёта платёж не ставится.
Документы в МойСкладе
6. Заказ в системе равен тому, что подтвердил поставщик: состав, количество, цена. Плановая дата — реальный срок, а не желаемый.
7. Приёмка проводится в течение 3 календарных дней с прихода. Это срок из договора с Полифуллом, п. 3.1.3: он обязан создать факт приёмки в своей системе за три дня.
8. Полифулл не отчитался к концу третьего дня — на четвёртый день эскалация Любе, а не тишина.
9. Приёмка привязывается к заказу поставщику. Без привязки заказ показывает недостачу, даже когда товар в учёте стоит.
10. Уведомление Полифулла о предстоящей приёмке — не позже чем за 3 рабочих дня, через МАКС. В договоре, п. 3.1.2, контактом прописана она.
11. Юридически значимое — только через ЭДО. МАКС для оперативных уведомлений, документом не является.
Брак и недостача
12. Брак оформляется в течение 3 дней, с фотографиями, по реальной цене закупки, и сразу предъявляется поставщику.
13. Предел — 14 календарных дней с приёмки (п. 2.2.7 договора). После этого претензии по скрытым недостаткам не принимаются (п. 3.1.7), и платим мы.
14. Списание оформляется по цене закупки, не по нулю. В 011-00006 стоит ноль, поэтому убытка в учёте не видно.
15. В списании указывается тот заказ, из которого товар реально пришёл.
Деньги и платежи
16. Каждый платёж в реестре и в графике несёт номер заказа МойСклада, номер спецификации или счёта и назначение. Сейчас такой колонки в реестре нет, все 32 строки октября без привязки, а задача на её создание стоит закрытой с 01.10.
17. Условия оплаты у каждого действующего поставщика заполнены в МойСкладе: срок в днях и основание.
18. Справочник групп юрлиц: Полифулл это Цыбин и Карпова, Шокомаркет и Монетный двор — один поставщик.
Цифры и таблицы
19. До 5 числа в таблицу себестоимости вносятся цены по приёмкам прошлого месяца. Это условие допуска к метрикам.
20. Цена в таблице равна цене из приёмки. Критерий: ноль расхождений из 72. Сейчас 37, и таблица не менялась с 09.10.
21. Задача считается сделанной только со ссылкой на результат.
Что мы не требуем
22. Если задание на сборку пришло позже, чем срок поставки самого долгого компонента, месяц по этой метрике не засчитывается ни в плюс, ни в минус. Так было с гофрой, и гофра из октября убрана.
БЛОК 7 · Сделка по KPI
За октябрь премию я тебе плачу по метрикам, как договорились: переплата 490 / 255 / 150 тысяч, закупка без потребности 1 070 000 / 500 000 / 360 000. Первая метрика в октябре не считается, она входит с ноября.
Но это аванс. За октябрь ты приводишь показатели в порядок и закрываешь две ключевые задачи со сроком 31 октября. С ноября метрики считаются целиком, и премия идёт от факта.
Что надо поправить технически: карту KPI переписать под действующие метрики. Сейчас там себестоимость и OTIF, уровни не заполнены, баллы вбиты числом — то есть октябрьская выплата по карте никак не связана с тем, что мы считаем. Решение по сентябрю тоже висит с 09.10, его стоит закрыть на этой же встрече.
БЛОК 8 · Три волны наведения порядка
Принцип: сначала остановить течь, потом чистить назад, и чистить не всё — только то, что держит декабрь и деньги.
Волна 1, до 17.10 — что блокирует декабрь
Волна 2, до 24.10 — деньги и документы
Волна 3, до 31.10 — чтобы не вернулось
- Справочник групп юрлиц.
- Колонка номера заказа в платёжном реестре и все платежи с этим номером.
- Условия оплаты у контрагентов в МойСкладе — это её ключевая задача, от неё метрика 1 с ноября.
Решение, которое принимаешь ты, а не она. Приёмок 2026 года без привязки к заказам 136 на 23,6 млн. Разбирать все — месяц работы без отдачи. Привязываем только те, что дают минусы или висят в этих 18 заказах, остальное фиксируем как есть и не трогаем. Без этого решения список бесконечный, и при Приспособляемости 33 она его бросит на середине.
БЛОК 9 · Диагностика по ключевым задачам
Уровень энергии по переписке не выводится: там не отличить «не взяла ответственность» от «упёрлась в блокер и промолчала». Поэтому в таблице стоит «спросить», а не диагноз. Базовый стиль по большинству задач — S2 по учёту, S3 по переговорам.
БЛОК 10 · Скрипт встречи
1. Смолл-ток, 2 минуты
Под её профиль: взаимоотношения как мотив незначимы, поэтому коротко и по делу, без разогрева.
Тань, привет. Ты сегодня с таможней весь день? Расскажи, что там, я видела, что запросы много времени забрали.
Ты до 18:00 сегодня успеваешь по заказам или давай вместе решим, что переносим?
2. Приоритет на сегодня, 10 минут
Срок по утреннему списку истекает ровно во время встречи. Если это не назвать, весь час уйдёт в отчёт по авралу.
Смотри, у тебя сегодня одновременно заказы до 18:00, брак, Терри Джар и таможня. Давай решим вместе, что из этого закрывается сегодня, а что я переношу. Я не хочу, чтобы ты выбирала это в одиночку.
3. Что получилось, 5 минут
Похвала короткой строкой, без развития — так она звучит правдой. Блок 2 памятки.
Шоколад с 3,56 до 3,00 за год, на Монетном дворе 3,20 вместо 3,35. Заказ 125 ты срезала с двух миллионов до девятисот тысяч, это минус 3,5 миллиона за день. Цена материалов — единственная метрика, которая у тебя закрыта.
И сегодня: ты за два часа сняла 2,29 миллиона непринятого и сама нашла причину, что приёмки не привязаны к заказам. Это ровно то, что я искала расчётом.
4. Рамка про правила, 3 минуты
Это ключевой момент встречи: снять защиту до того, как она включится. Ответственность на 3 месте означает, что стандарт она примет, но обвинение задним числом отобьёт.
Раньше этого не требовалось: мы мерили цену и ОТИФ, учёт в твоих метриках не стоял ни разу. Поэтому прошлое я как провал не разбираю. Но с сегодняшнего дня это известно, и дальше это стандарт.
5. Правила вслух, 10 минут
Читать блок 6 по разделам, не весь список подряд. Дисциплинированность 7 — она это примет как опору, если правило дано формой.
Три календарных дня на приёмку — это не моя придумка, это пункт 3.1.3 твоего договора с Полифуллом. Он обязан создать факт приёмки за три дня. Если к концу третьего дня молчит — на четвёртый ты говоришь мне, а не ждёшь.
6. Брак, 10 минут
Самый жёсткий блок. Держать на документах, не на оценках. Блок 4 памятки.
Теперь про брак, и здесь я скажу прямо: так не пойдёт. Купили мы за всё время 16 000 комплектов шуберов 1317. Списали как брак 11 691, это 73% всего, что вообще покупалось. При этом производство израсходовало около 15 806 — то есть наборы собирались. Из бракованных шуберов нельзя собрать 15 806 наборов.
В списании стоит заказ 78, а по нему пришло 10 000. Значит часть — шубера СП-Принта по 9,86. Цена в документе ноль, поэтому убыток не виден. И срок: приёмка 13 августа, документ создан 6 октября — 54 дня, а по договору на скрытый брак 14 дней. Предъявить Цифрофсету мы уже не можем.
Объясни мне, пожалуйста: из какого прихода эти 11 691 и почему при приёмке 13 августа брак не увидели.
7. Terry Jar и решение по заказу, 8 минут
Это не претензия, это ограничение. Назвать как факт, а не как наказание.
По деньгам у нас перед фабрикой долга нет, наоборот: оплачено 54,5 миллиона, принято товара на 53,4. Переплата минимум 1,14 миллиона, и 85/2 тоже уже оплачен. Поэтому платёж на пять миллионов может подождать.
А вот заказ следующей машины я размещать не буду, пока в учёте не будет достоверной цифры невывезенного. По системе у нас 38 818 штук на 20,2 миллиона на фабрике и в пути, но заказы не привязаны к спецификациям, и я не могу этой цифре верить. 28 сентября мы заплатили за 10 000 штук, а в моём складе машина на 6 818.
8. Три волны и KPI, 8 минут
Блоки 7 и 8. Деньги назвать до того, как ставить требования.
За октябрь премию плачу по метрикам. Но за этот месяц ты приводишь в порядок показатели и закрываешь две ключевые задачи, а с ноября всё считается от факта.
9. Вопросы на энергию, 5 минут
По каждой из двух ключевых задач. Смотреть не на содержание ответа, а на то, поднимает или гасит.
Что ты думаешь про поиск вторых поставщиков по ложементу, рамке и зип-пакетам?
А про условия оплаты в системе — завести поля, собрать договоры, перевести три крупнейших? Как тебе эта задача?
10. Закрытие, 3 минуты
Её слабое место — не её, а твоё: закрытие встреч. Проговорить вслух, что решено и что дальше.
Давай зафиксируем: что до 17-го, что до 24-го, что до 31-го, и кто мне отвечает по минусам. Я пришлю это списком в чат, чтобы у нас обоих было одно и то же.
Чего на этой встрече не делать
- Не предъявлять 00008 и 00009 как непроведённые приёмки — там принято больше, чем заказано.
- Не настаивать на формулировке «приёмка в день прихода»: она уже отбила это по заказу 124, и по договору у Полифулла три дня.
- Не разбирать прошлое как провал — важность учёта ей действительно не называли.
- Не вешать на неё минусы по позициям, где товар не находит Полифулл: это зона Саши, он сам сегодня нашёл приёмки 76 и 78.
- Не добавлять нажима по срочности. Влиятельность у тебя 95, она и так читается; жёсткий разнос сдвинет её из S3 в S2 по тем задачам, где она сейчас сильна.
- Не оставлять денежный вопрос на конец: при её мотиве он перекрывает всё остальное.
Чужие входы, без которых волны не закроются
- Максим: план продаж на ноябрь и декабрь. Задача просрочена с 15.09, месяц. Без него не считается ни потребность, ни третья машина — она сама сказала это голосовым в 13:39.
- Никитин: список материалов с минусами после производства и ответ Полифулла по 34 артикулам.
- Наташа: акт сверки с Цифрофсетом, запрошен 15.10 в 12:29.
- Тимур: когда менялся макет 1317. Прямого ответа на вопрос пока нет, а от него зависит, наша это ошибка или типографии.
- Продукт: техкарты Озона с лишним вкладышем, 8 000 штук по двенадцати техкартам. Пока это так, потребность по Озону считается неверно, и это не её зона.
Памятка собрана 15.10.2026. Источники: лист «Закупки 3.0» планинга компании (замер 15.10), МойСклад (заказы, приёмки, списания, остатки), выписки Альфа и ОТП до 09.10, карта «KPI закупки» лист «Нефляшева», договор с ИП Цыбин «Договор Полифул актуальный», переписка в Telegram с Таней и чат «Happy M» за 15.10, Gallup CliftonStrengths 03.01.2026, тест индивидуальной мотивации 01.03.2026, голосовое сообщение 15.10 13:39.